4. maily a pracovní hovory vyřiďte co nejdříve
Hromadí se vám v poště pracovní maily a nosíte v hlavě, že na ně už konečně musíte odpovědět? Všimněte si, že vysoce výkonní lidé na maily odpovídají obratem. Tímto mají věc rychle z krku a nehrozí riziko, že na ni zapomenou. Totéž platí pro vyřízení pracovních hovorů. Jinak řečeno: Co můžete udělat do pěti minut, udělejte hned. Neseďte ale na mailu celý den! Vyhraďte si na odpovídání například půl hodiny po obědě nebo před koncem pracovní doby. Při psaní mailů respektujte tzv. digietiketu. Nezapomeňte, že spousta lidí má své pracovní maily propojené s telefonem, proto jim každá příchozí zpráva zapípá na mobilu. Respektujte jejich soukromí a neposílejte maily o půlnoci. Raději si je napište, hoďte do konceptů a odešlete jako první věc ráno. Mobilní telefony vyřizujte mezi devátou a jedenáctou dopoledne nebo kolem druhé hodiny odpolední, kdy už nebývají lidé na obědě.
5. Zbavte se zbytečností a zorganizujte si prostor
Třicet minut až hodinu denně, tak dlouho prý v průměru hledáme založené dokumenty, knihy nebo jiné věci. Z toho je asi desetina až pětina těch, které vůbec nepotřebujeme, nepoužíváme a nikdy už ani používat nebudeme. Jednoduché pravidlo zní: To, co jste už minimálně rok neměli v ruce, nemá na vašem pracovním stole ani v šupleti co dělat! Nepoužívané věci jenom zabírají skladovací prostory, překážejí a způsobují psychickou zátěž. Vyhazujte, darujte je přátelům nebo charitě. Je potřeba, abyste kolem sebe měli opravdu jen to, co potřebujete k práci a co vám zabere méně času při úklidu. Pořiďte si krabice na roztřídění předmětů a papírů, speciální krabici či složku na ‚úkoly‘, lepicí papírky nebo kartičky na zaznamenávání nápadů a poznámek. Mně osobně se osvědčily složky nebo plastové pořadače (nejlépe jiné barvy). Jeden by měl být na úkoly, které máte udělat, druhý na věci v procesu, třetí na poznámky a podklady k projektům, poslední na dokončené záležitosti – ten také slouží jako archiv pro zpětnou kontrolu. Je dobré si vytvořit jakousi vlastní kartotéku, ve které budete mít vše po ruce a pečlivě štítky označené.
6. Papír, nebo elektronika?
Jakmile máte svůj denní plán a sepsali jste si vše, co vám leží v hlavě, je na čase se rozhodnout, zda budete používat elektronický nebo papírový diář. Obojí má své výhody i nevýhody. Mně osobně i většině lidí vyhovuje spíš klasický papírový diář. Jeho nevýhodou je pochopitelně to, že v něm můžete přepisovat a měnit poznámky pouze škrtáním, pomocí gumy nebo zvýrazňovače a na rozdíl od elektronického diáře ho nemůžete synchronizovat s Outlookem nebo dalšími systémy. Na druhou stranu je i tato synchronizace pro méně technicky zdatné velkou ztrátou času. Dobrá je kombinace obojího, například upozornění v mobilu třicet minut před plánovanou schůzkou. Skvělá je také klasická korková nástěnka. Pokud máte tu možnost, pořiďte si ji domů i do práce. Můžete si na ni pověsit dlouhodobé úkoly a plány tak, abyste je měli neustále na očích, nebo pozvánky na plánované akce. Máte tak přehled, v kolik a kde se mají uskutečnit.
7. Pořádek v kabelce
Pokud často střídáte kabelky, pak se vám jistě stává, že v ní marně něco hledáte – klíče, mobil, léky, žvýkačky... Při přehazování věcí zpravidla něco důležitého v jedné zapomenete. Právě na tyto případy mysleli výrobci organizátorů do kabelek, kde můžete mít pohromadě mobil, klíče, léky, propisku a vše bude mít své místo. V různých velikostech, barvách i materiálech je například vyrábí MyBag MyLove. Je to malá investice, která se opravdu vyplatí a ušetří spoustu času i nepříjemností!
Co pomůže...
– Pracujete-li z domu nebo na volné noze, je výhodnější si schůzky naplánovat na jeden den v týdnu. Odpadne vám zbytečné cestování. Pokud to jde, dávejte přednost tomu, aby lidé cestovali za vámi či poblíž vašemu domovu.
– Na každý den si naplánujte něco, co vás potěší. Můžete si vytvořit seznam věcí, které vám dělají radost, a vybírat vždy z něj.
– Nepříjemné či méně příjemné pracovní záležitosti si propojte s příjemným rituálem. Po příchodu do práce si dojděte pro sklenici vody a uvařte si čaj nebo kafe, pak se ale hned pusťte do úkolu.
– Po každých devadesáti minutách práce udělejte deset minut přestávku. Projděte se, dejte si čaj nebo kafe. Získáte další energii.