„Zrovna teď mám moc práce, ale až všechno dodělám, určitě začnu sportovat, budu chodit na němčinu, trávit více času s rodinou… Jenže teď prostě na nic nemám čas!“
Text: Eva Finsterlová
Foto: Shutterstock.com
Pokud vám tyto věty znějí povědomě, pak vítejte v klubu špatných organizátorů času. Možná, že se budete bránit, že to tak není, protože toho máte opravdu až nad hlavu a 24 hodin vám zkrátka (zrovna teď) nemůže stačit na to, abyste zvládli všechnu práci, děti a ještě se aspoň na pár hodin stihli vyspat. Mistři v plánování času by vás ale přesto vyvedli z omylu.
Konec výmluvám
Pojem time management zřejmě známe všichni. Praktický a užitečný návod na to, jak si lépe organizovat pracovní den, měl v počátcích podobu prostých triků a rad. S ním úzce souvisí také life management, který již zahrnuje propracovaný teoretický systém a posouvá řízení do nové roviny – organizování nejen času, ale i vlastního života. „Nic nestíhám, na nic nemám čas,“ přesně tak reaguje mnoho lidí, když jim někdo naznačí, že by měli začít cvičit, více se vzdělávat, trávit více chvilek s dětmi nebo se pravidelně věnovat koníčkům. Jen málokdo z nich ale může říct, že odolává například Facebooku, na kterém každý den stráví celé hodiny, nebo nekonečným seriálům v televizi. Ve skutečnosti ale podle odborníků jde jenom o špatné nakládání s časem, což přináší kromě psychické nevyrovnanosti také velké finanční ztráty. Ty pak můžou dosáhnout až astronomických částek. Přestože mnozí argumentují tím, že potřebují vydělávat na živobytí a nemohou si dovolit ztratit hodiny nebo dokonce dny přemýšlením o vylepšení svého života, jde mnohdy jen o výmluvy a neochotu vůbec si přiznat, že vládu nad časem a svým životem vlastně nezvládáme tak, jak bychom si přáli. Kde tedy začít a jak? Věřte, že nemusíte absolvovat týdenní kurz nebo slepě následovat poučky koučů. Dobrý time management sice není žádné vysoké umění, na druhou stranu to není ani něco, co zvládnete mávnutím kouzelného proutku. Pokud už se však ‚dokopete‘ k dodržování několika základních pravidel a sebedisciplíně, máte vyhráno. Když jsem souhlasila, že napíšu toto téma, předsevzala jsem si, že některé zásady time managementu otestuju sama na sobě a pokusím se vám předat jen zkušenosti, které se mi opravdu osvědčily a nebyly pro mě příliš ‚bolestivé‘. Nedám vám proto návod na dokonalé zvládnutí svého života, to by bylo na celou knihu, ale projdeme si spolu pár nejdůležitějších zásad, které vám pomohou lépe zvládnout den a omezit stres. A protože jsem nekorunovanou královnou prokrastinace, můžete mi plně důvěřovat. Uvařte si kafe, sedněte za pracovní stůl a jdeme na to!
1. Šestibodový seznam
Většina lidí, kteří tvrdí, že jim na to či ono nezbývá čas, má podle expertů na TM pouze zmatek v prioritách. Všichni sice víme, co musíme každý den nebo do budoucna udělat a stihnout, ale to ještě neznamená, že to doopravdy dokážeme seřadit podle důležitosti a náročnosti. Říká vám něco seznam o šesti bodech? Jako na klíč k maximálnímu využití času na něj půlku svého života nedala dopustit například Mary Kay Ash, slavná zakladatelka známé kosmetické značky. Spočívá v tom, že si každý večer zapsala šest nejdůležitějších věcí, které měla příští den udělat. Nakonec je seřadila podle důležitosti. Každé ráno je pak potřeba začít s prvním úkolem na seznamu. Když je splněný, přeškrtnete ho, tak postupujete bod po bodu. Nedávejte si ale na seznam víc položek, držte se opravdu šesti bodů. Důvody jsou dva. Za prvé se naučíte stanovit si každý den opravdu to nejdůležitější, co byste ten den měli stihnout a neustále se vám do toho nechce (nepočítají se pochopitelně nezbytné povinnosti typu zavést nebo vyzvednout děti ze školy či dát jim najíst!), a za druhé nehrozí velké riziko demotivace z přemíry povinností. Šest úkolů nevypadá tak hrozivě, jako když si jich napíšete dvacet. Stejně všechny nesplníte a pak budete o to víc rozladění a nazlobení sami na sebe. Zní to banálně, ale v době, kdy jsem měla opravdu nejvíc práce, se mi šestibodový seznam skutečně osvědčil a zachránil mě!
2. Stanovte si priority
Pokud máte chaos v tom, co je a co opravdu není důležité, nebo se vaše vnitřní priority neslučují s tím, co po vás žádá okolí, každý večer si ještě před sepsáním šestibodového seznamu sedněte a v klidu si v duchu proberte uplynulý den. Potom si sepište všechno, co jste dělali z vlastní vůle a co jen proto, že to po vás okolí chtělo. Napoví vám to v tom, jací byste měli ideálně být podle sebe a jací naopak podle ostatních.
3. Zbavte se žroutů času
a naučte se omezovat Asi vás nepotěším, ale tohle je skutečně naprosto elementární pravidlo, bez kterého se v dobré organizaci svého času a života zkrátka a jasně neobejdete. Toužíte po vyrýsované postavě s pekáčem buchet na břiše, ale nedokážete si vyšetřit půl hodinky času denně na cvičení? Pak si znovu vezměte tužku a papír a férově spočítejte, kolik zbytečného času jste za poslední den promarnili klábosením s kolegy u kafe či na telefonu, bezcílným surfováním na internetu, chatováním s přáteli na skypu, čtením nebo dokonce účastí na internetových diskuzích či závistivým okukováním fotek z dovolené druhých lidí na Facebooku... Garantuju vám, že když si nebudete lhát do kapsy, nenajdete půl hodiny, ale možná hned několik hodin! Teď třeba tiše remcáte, že se to snadno mluví těm, kterým dennodenně nevolá matka, nemají v práci užvaněné kolegy, kteří prostě nejsou k umlčení, nebo vlezlé sousedy toužící neustále konverzovat a zabíjet nudu. Ani teď vás nepotěším, protože k úspěšnému TM patří i dávka asertivity. Ta jde ruku v ruce se sebedisciplínou a schopností říkat NE. Není potřeba být nezdvořilý a necitlivý. Já sama sice nejsem a nikdy jsem nebyla žádný expert na odmítání druhých, ale ve chvíli, kdy mně ‚časově‘ teklo do bot, jsem to dokázala. Naučila jsem se to od kamarádky, která tím okolí vždycky strašně štvala, na druhou stranu ji všichni neuvěřitelně obdivovali za to, kolik věcí dokázala během jednoho dne zvládnout. Bylo to prosté. Stále měla pod kontrolou, jak dlouho se čemu věnuje. „Moc ráda bych si s tebou povídala, ale musím ještě pracovat/ učit se/jít nakoupit... Nikdo jí nemohl vyčítat, že by druhým nevěnovala čas, ale zároveň všichni věděli, že nehrozí, aby s ním plýtvala jen tak. Co se týče aktivit typu Facebook, internet, televize a další, bude potřeba se s nimi naučit zacházet jako s každou návykovou věcí. Nechtějte se naučit utnout vše hned. Zpravidla to nedokážete, nebo ne na dlouho, věřte mi. Raději si tedy stanovujte kratší omezení. Zkuste si pro každou tuto věc vyhradit maximální dobu (půlku obvyklé), každý den ji trochu zkracujte. Časem se bez nich obejdete možná i na několik dní.